تبلیغات
برنامه ریزی و کنترل پروژه - نکاتی در خصوص برنامه کارگاهی (Action Plan):
 
برنامه ریزی و کنترل پروژه
درباره وبلاگ



مدیر وبلاگ : عباس مقدسی
نویسندگان

بدلیل ابهامات پیش آمده در خصوص برخی موارد برنامه کارگاهی (از قبیل اینکه: چرا تو برنامه کارگاهی تاریخ پایان پروژه و فعالیت ها جابجا میشن؟ چرا مقدار پیشرفت برنامه ای در اغلب موارد کم و بندرت در بعضی پروژه ها زیاد میشه؟ چرا مسیر بحرانی و فعالیت های بحرانی تغییر میکنن؟ چطور باید از این برنامه بصورت درست استفاده کرد؟ آیا محقق کردن این آیتم ها باعث میشه تاخیرات و انحرافات قبلی جبران بشن یا نه؟ بهتر نیست همیشه از برنامه زمان بندی اولیه استفاده کنیم؟ با توجه به شلوغی فیلدهای برنامه زمان بندی بهتر نیست که برنامه کارگاهی تو اکسل یا ورد تنظیم بشه؟ بهتر نیست خود پیمانکار جزء محل کارش رو انتخاب و شروع بکار کنه؟ و ...،) قصد دارم تا در این مطلب یه توضیح نسبتا خلاصه بدم، امیدوارم که براتون مفید واقع بشه.

هدف از تهیه برنامه کارگاهی: معمولا در پروژه های متوسط و بزرگ (بالای یک میلیارد) بدلیل فورس بودن مدت پروژه، انجام فعالیتهای زیاد و تنوع آنها در بخش های مختلف مثل ابنیه، تاسیسات مکانیک،برق، ابزار دقیق و ... سرپرستان و مدیران پروژه ها عموما نمیتونن همه چیز را به ذهنشون بسپارن (و اصلا نباید مثل پروژه های ساختمانی کوچیک این کارو انجام بدن) و در خیلی از موارد نیز تخصص کارشناسی در بعضی حوزه ها رو هم ندارن، برای همین واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه از دل برنامه زمان بندی مصوب اقدام به تهیه یک برنامه کوتاه مدت (هفتگی یا دو هفتگی) یا بلند مدت (یکماهه تا سه ماهه) بسته به نوع کار کرده و آنرا در اختیار مدیر پروژه یا سرپرست کارگاه برای بررسی و ابلاغ به مسئولان اجرا و پیمانکاران دست دوم می نماید، تا طبق اون برنامه پیش برن و از انجام کار سلیقه ای و عدم در نظر گیری اولویت ها و پیش نیازهای کاری خودداری نمایند.

خب تا اینجا تا حدود زیادی متوجه شدیم که دلیل نیاز به برنامه کارگاهی چیه، در ادامه قصد دارم به سئوالاتی که در ابتدا مطرح کردم پاسخ بدم.

1-     چرا تو برنامه کارگاهی تاریخ پایان پروژه و فعالیت ها جابجا میشن؟

با توجه به اینکه هنگام بروز آوری برنامه نیازه که تاریخ های شروع و پایان واقعی و همچنین مدت زمان باقی مانده جهت تکمیل فعالیت وارد بشن، و اینکه هنگام اجرا بنا به دلایلی یسری تغییر قطعا بوجود خواهد آمد (مثل هولد شدن بعضی از فعالیتها یا تغییر در روش اجرا که باعث کاهش یا افزایش مدت اجرا می شود و ... ) که در برنامه اولیه قابل پیش بینی نبوده اند قطعا تاریخ پایان پروژه نیز تغییر خواهد کرد (و معمولا این تغییر در پروژه ها کشور ما از جنس تاخیر خواهد بود نه تسریع) به همین دلیل تغییر پایان پروژه و فعالیتها در همه پروژه ها امری طبیعی و بدیهی است، پس نباید تصور کنید که تاریخ پایان پروژه تغییر نکند بلکه باید همه سعی تون رو بکنید تا سر وقت پروژه را تحویل کارفرما نمایید.

2-     چرا مقدار پیشرفت برنامه ای در اغلب موارد کم و در بعضی پروژه ها بندرت زیاد میشه؟

پس از اینکه تاریخ های شروع واقعی، مقدار پیشرفت واقعی فعالیت و پایان واقعی را وارد کردید فعالیتهای پس نیاز بر اساس فعالیتهای پیش نیاز در صورتیکه دارای تاخیر باشند با تاخیر شروع خواهند شد و در صورتیکه فعالیتهای پیش نیاز تسریع داشته باشند زودتر شروع خواهند شد، به همین دلیل هنگامی که از برنامه مجددا بیس لاین (خط مبنا) گرفته می شود تاریخ های فعلی جایگزین تاریخ های قبلی می شوند و بر همین اساس پیشرفت برنامه ای براساس تاریخ های جدید محاسبه می گردد نه بر اساس تاریخ های که ابتدای پروژه تخمین زده اید به همین علت معمولا پیشرفت برنامه ای کم می شود، این تصور اشتباهه اگه فکر کنید که نباید درصد پیشرفت برنامه ای در برنامه کارگاهی نسبت به برنامه مصوب تغییر نکنه.

3-     چرا مسیر بحرانی و فعالیت های بحرانی تغییر میکنن؟

پس از وارد کردن تاریخ های شروع و پایان واقعی و مدت زمان باقی مانده جهت تکمیل فعالیت، فعالیتهای پس نیاز براساس وضعیت فعالیتهای پیش نیاز جابجا میشن و نرم افزار میاد براساس مقدار شناوری فعالیتها و استفاده از طولانی ترین مسیر، مسیر بحرانی جدید را شناسایی و نشون میده، این تصور اشتباهه اگه فکر کنید که نباید مسیر بحرانی تغییر کنه، اتفاقا مسیر بحرانی باید مدام تغییر کنه و براساس وضعیت و مشکلات موجود فعالیتهای بحرانی را نشون بده.

4-     چطور باید از برنامه کارگاهی استفاده کرد؟

پس از اینکه بعنوان سرپرست کارگاه برنامه را تحویل گرفتید در مرحله اول باید بررسیش کنید که به لحاظ اجرایی برنامه مشکل خاصی نداشته باشه، پس از بررسی باید اونو به تفکیک دیسیپلین های کاری (مثلا ابنیه، مکانیک و برق) به مسئولین اجرا جهت تحقق ابلاغ کنید، همزمان بعنوان سرپرست کارگاه باید سعی کنید مقدار متریال درخواستی، نقشه های کارگاهی، مکاتبات با نظارت در خصوص فعالیتهای که نیاز به مجوز شروع دارن، انتخاب پیمانکار جزء و سایر موارد لازم را انجام بدید. (من معمولا این فیلدها را تو برنامه کارگاهی ایجاد میکنم تا چیزی از قلم نیفته).

5-     آیا محقق کردن این آیتم ها باعث میشه تاخیرات و انحرافات قبلی جبران بشن یا نه؟

تصور کنید بعنوان سرپرست کارگاه یه برنامه کارگاهی را دریافت کرده اید که تاریخ پایانش نسبت به قرارداد یکماه تاخیر پیدا کرده، حال قطعا باید این سئوال براتون پیش بیاد که چنانچه بتونم 2% پیشرفت برنامه ای طی این دوره را محقق کنم آیا تاخیرات وانحراف قبلیم جبران خواهد شد یا خیر؟ باید بگم که پاسخ منفیه، در صورتیکه شما از برنامه انحراف و تاخیر داشته باشید اگر بتونید این مقدار پیشرفت برنامه ای را طی برنامه کوتاه مدت یا بلند مدت محقق کنید فقط باعث میشه که به میزان تاخیرات و انحرافات قبلیتون چیزی اضافه نشه و اصلا باعث نمیشه که انحراف قبلی جبران بشه مگر اینکه نسبت به برنامه کارگاهی بیشتر پیشرفت کنید. 

6-     بهتر نیست همیشه از برنامه زمان بندی اولیه استفاده کنیم؟

نه، به این دلیل که اولا برنامه اولیه خیلی مفصله و ممکنه که گیجتون کنه، دوما تاریخ های که داره تخمین های اول پروژه هستن شما هرچه بیشتر با پروژه درگیر بشید دیدتون نسبت به بسیاری از مسائل قطعا بازتر خواهد شد و وارد کردن مدت باقی مانده فعالیتها کمک میکنه تا برنامه اجرایی تری تو دست داشته باشید سوما پرینت برنامه اولیه صرفا یه زمان بندیه نه یه مدل زمان بندی (یه مدل زمان بندی خوب باعث میشه در هر زمان بتونیم زمان بندی های خوب و مناسبی داشته باشیم).

یه نکته مهم: این تصور کاملا اشتباهیه که حتما باید پیشرفتی مطابق برنامه داشته باشیم، اصلا قرار نیست طبق برنامه مو به مو پیشرفت داشته باشیم، به این دلیل که همیشه تغییراتی بوجود میان که قابل پیش بینی نیستن و چه بسا بسیاری از تغییرات به نفع پروژه هستن و شاید هم پیشنهاد پیمانکار جهت اجرای بهتر باشند، پس معمولا انحراف از برنامه چه مثبت و چه منفی وجود داره ولی باید همه سعی مون بر این باشه که بتونیم نسبت به برنامه کمترین انحراف را داشته باشیم.

7-     با توجه به شلوغی فیلدهای برنامه زمان بندی بهتر نیست که برنامه کارگاهی تو اکسل یا ورد تنظیم بشه؟

نه، به هیچ عنوان توصیه نمیکنم که از ورد یا اکسل برای این کار استفاده کنید چرا که:

1-     در ورد و اکسل فعالیتهای بحرانی مشخص نیست.

2-      درصد پیشرفت برنامه ای که مثلا باید تا هفته آینده محقق کنیم نامعلومه.

3-     تاریخ شروع و پایان فعالیت نامشخصه.

4-     تاریخ پایان کل پروژه معلوم نیست.

5-     توالی فعالیتها نامشخصه.

6-     فعالیتهای رو که نمیشه به هر دلیل کار کرد معمولا تو این نرم افزارها ندونسته حذف میکنن.

نکته: البته همه این فیلدها رو میشه دستی تو این نرم افزار ها هم ایجاد کرد ولی خوب وقتی خودم MSP یا P6 این قابلیت ها رو داره دیگه این مسخره بازی ها معنی نداره.

8-     بهتر نیست خود پیمانکار جزء محل کارش رو انتخاب و شروع بکار کنه؟

نه، بهتون پیشنهاد میکنم حتما سرپرست اجرا با هماهنگی بقیه عوامل و با رعایت پیش نیازهای انجام کار و در نظر گرفتن برنامه زمان بندی به پیمانکار دست دوم جایی رو که باید کار کنه نشون بده نه اینکه پیمانکار سر از خود محل کارش رو انتخاب و شروع بکار کنه چرا که انجام این کار ریسک ها رو شدیدا  افزایش میده و معمولا منجر به دوباره کاری و چند باره کاری میشه.

نکته پایانی: حرفه ای باشید و حتما از برنامه کارگاهی استفاده کنید، هیچ وقت همه چیزی رو هم به ذهنتون نسپارید، معمولا چند بار که از برنامه کارگاهی استفاده کردید یسری ایده جدید به ذهنتون میخوره اون ایده ها رو به مسئول کنترل پروژه تون بگید تا در آینده در برنامه های بعدی بتونه براتون لحاظ کنه، ضمنا اگه میخواید تو آینده پیشرفت کنید تا بتونید سرپرست کارگاه یک پروژه خیلی بزرگ بشید حتما باید طرز استفاده از این برنامه کارگاهی و خیلی چیزای دیگه رو هم بدونید در غیر اینصورت فقط میتونید کارگاه های خیلی کوچیک رو اداره کنید اونم به شکل سنتی.





نوع مطلب :
برچسب ها : برنامه کارگاهی، Action Olan، برنامه زمان بندی، برنامه پروژه،
لینک های مرتبط :


آمار وبلاگ
  • کل بازدید :
  • بازدید امروز :
  • بازدید دیروز :
  • بازدید این ماه :
  • بازدید ماه قبل :
  • تعداد نویسندگان :
  • تعداد کل پست ها :
  • آخرین بازدید :
  • آخرین بروز رسانی :
اگر سئوالی براتون پیش اومد و یا نیاز به همفکری داشتید خوشحال میشم بتونم کمکتون کنم، برای این کار میتونید بهم ایمیل بزنید-موفق باشید Moghadasi.tkd@gmail.com