تبلیغات
برنامه ریزی و کنترل پروژه - ارسال گزارش یا ارائه گزارش؟؟؟
 
برنامه ریزی و کنترل پروژه
درباره وبلاگ



مدیر وبلاگ : عباس مقدسی
نویسندگان

یکی از وظایف خیلی مهم بچه های برنامه ریزی و کنترل پروژه تهیه و ارسال گزارشات پروژه هست، یعنی اینکه طی بازه های مشخص مثلا روزانه، هفتگی و یا ماهیانه برای افراد مشخصی یسری گزارش روتین تهیه و ارسال میکنن و معمولا هیچ بازخورد جدی هم از طرف مقابل دریافت نمی کنن، خب من اساسا با ارسال گزارش برای مدیران مخصوصا ارشد شدیدا مخالف هستم و به شما هم پیشنهاد میکنم که به هیچ عنوان گزارشات رو تا حد ممکن سعی کنید ارسال نکنید و باید سعی کنید این گزارشات رو ارائه کنید، (البته اگه مثلا تو جایگاه پیمانکار باشید و طبق قرارداد کارفرما ازتون خواسته باشه که این کار رو انجام بدید چاره ای نیست باید بفرستید) من بیشتر منظورم ارسال گزارشات داخلی سازمان هست، بطور مثال فرض کنید شما کارشناس برنامه ریزی و کنترل پروژه تو یه شرکت پیمانکاری هستید و قراره گزارش چند تا از پروژه ها رو هر ماه برای مدیریت ارسال کنید، خب فکر می کنید پس از ارسال چه اتفاقی میفته؟؟؟ من بهتون میگم که چه اتفاقی میفته، معمولا مدیران پیشرفت واقعی پروژه و انحراف رو یه نگا میندازن و بقیشون رو ورق میزنن و میزارن کنار (و البته بندرت هم بسته به جایگاه اون مدیر هم یکسری بازخورد هم ممکنه که بهتون داده بشه).

نقاط ضعف روش ارسال گزارشات اینا هستن:

1-     مدیران مثل شما متخصص نیستن و حتی اکثر اونا تفاوت انحراف و تاخیر رو نمیتونن تشخیص بدن چه برسه به اینکه بدونن شاخص CPI و SPI چیه و به چه دردی میخورن نهایتا اینکه هر کی از ظن خویش یه برداشتی از این آمار و ارقامتون میکنه و معمولا هم فکر میکنه که درست استنباط کرده.

2-     شما پیشرفت نمی کنید چرا که هیچ بازخوردی از طرف مقابل نمی گیرید که دقیقا بدونید مدیران بیشتر دنبال چه چیزهای هستن و همیشه مدیرانتون رو به بیسوادی محکوم می کنید (و البته اونا هم همین تصور رو در مورد ماها دارند متاسفانه).

3-     اشکالات و ایرادات سیستمی هیچ وقت رفع نمیشن، مثلا اگه واحد حسابداری نتونه به شما مقدار هزینه واقعی پروژه رو بده معمولا شما هم مجبور هستید تو گزارشتون چیزی در این خصوص نیارید و فقط به انحراف، تاخیر و پیشرفت بپردازید و مدیرتون هیچ وقت این نقاط ضعف رو به وضوح نمیبینه حال اینکه اگر گزارشتون رو برای مدیرانتون دور همی ارائه بدید و بهشون آلارم بدید که وقتی هزینه واقعی اجرای کار مشخص نباشه، نه من و نه شما نمی تونید تصمیم درستی بگیرید و واقعا هیچ کس نمیدونه تو آینده چه اتفاقی میفته، برای همین همه میان تو تیم شما و با کمک خرد جمعی سعی میکنن هر جور شده اطلاعات مورد نیازتون رو در اختیارتون بذارن (مثل نرم افزار جدید بخرن و یا یه نفر اینکاره به سیستم اضافه کنن و ... ).

4-     فرمت گزارشاتتون همیشه ثابت میمونه و تغییری نمیکنه و این یعنی درجا زدن و عدم پیشرفت (اگر طی یکی دوماه با هر سال سابقه کار که هستید فرمت گزارشاتتون مدام بهبود پیدا نکنه و مثلا فیلدها و شیت های گزارشتون کم و زیاد نمیشه این اصلا نشونه خوبی نیست و داره نشون میده که حرفه ای عمل نمی کنید و کاملا آماتور هستید).

و اما وقتی گزارشتون رو ارائه میدید خیلی داستان فرق میکنه، محاسن ارائه گزارش خیلی زیاده، منتهی اگر محوریت جلسه رو شما در دست بگیرید:

1-  همه مدیران (مدیر عامل، مدیر پروژه، کارشناسان فنی، مدیر تدارکات، مدیر مالی و ...) در جلسه حضور دارند و از زوایای مختلفی پروژه ارزیابی میشه و همه تو جریان مشکلات یکدیگر و پروژه قرار میگیرن.

2-  جلسه خروجی های مشخصی در قالب صورتجلسه داره و تو این جلسات راهکارهای عملی و مورد توافق همه ارائه میشه (این یعنی حل شدن بعضی از مشکلات پروژه).

3-  شما مدام با بازخوردهای که میگیرید پیشرفت می کنید و طی یه مدت کوتاه تجارب خیلی ارزنده ای بدست میارید.

4-  گزارشات مدام اصلاح و بروز میشن و به خواسته های مدیرانتون نزدیک تر میشن و توهم باسوادی و بی سوادی و متهم کردن همدیگه از بین میره.

5-  یکسری از مشکلات سازمان بصورت ریشه ای حل میشن بطور مثال شما یه شیت آنالیز سود و زیان ارائه می کنید و قسمت هزینه های واقعی رو خالی میذارید و به همه اعلام می کنید که نداشتن هزینه های واقعی تا چه حد مشکل ایجاد میکنه. یا مثلا ممکنه که به این نتیجه برسید که واحد تدارکات نیاز به خرید نرم افزار داره و ...

6-  سطح دانش و بلوغ مدیریت پروژه تو سازمان بالا میره و یه زبان مشترک بینتون ایجاد میشه.

7-  اگر به هر دلیل جلسه و ارائه شما برگزار نشه مطمئن هستید که با ارسال گزارش به مدیران میدونن به چه چیزی اهمیت بدن و کجاها رو با دقت بخونن، چون طی جلسات دانش لازم رو بدست آوردن.

8-  شما براحتی متوجه دغدغه اصلی مدیران ارشدتون در خصوص هر پروژه میشید، مثلا یه پروژه زمانش خیلی بحرانیه، یکیشون کیفیت توش خیلی مهمه، یکیشون ضرر نده باید کلاهمون رو بندازیم هوا، یکیشون سود کم بده مصیبته و ...

تنها نقطه ضعف روش ارائه گزارشات اینه که ممکنه هماهنگ کردن جلسات یکم سخت باشه که اونم بعد از یه مدت میفته رو روال و اکی میشه.

نکته مهم: من معمولا با هر شرکتی که تا حالا کار کردم، تو اولین اقدام ابتدا گزارشات رو پرینت می گیرم و تشکیل یه جلسه میدم و تو اون جلسه مهره های کلیدی رو دور هم جمع میکنم و هر آنچه که لازم هست رو ارائه میدم و دقیقا پس از جلسه اول می بینم که شرکتی که پیش از من اصلا به این گزارشات کمترین اهمیت رو نمیداده میز کنفرانس و ویدیو پروژکتور تهیه کرده و مدام خواستار تشکیل جلسه و بحث آموزش هستش.





نوع مطلب :
برچسب ها : تهیه گزارشات حرفه ای پروژه، ارائه حرفه ای گزارشات پروژه،
لینک های مرتبط :
 
لبخندناراحتچشمک
نیشخندبغلسوال
قلبخجالتزبان
ماچتعجبعصبانی
عینکشیطانگریه
خندهقهقههخداحافظ
سبزقهرهورا
دستگلتفکر
نظرات پس از تایید نشان داده خواهند شد.


آمار وبلاگ
  • کل بازدید :
  • بازدید امروز :
  • بازدید دیروز :
  • بازدید این ماه :
  • بازدید ماه قبل :
  • تعداد نویسندگان :
  • تعداد کل پست ها :
  • آخرین بازدید :
  • آخرین بروز رسانی :
اگر سئوالی براتون پیش اومد و یا نیاز به همفکری داشتید خوشحال میشم بتونم کمکتون کنم، برای این کار میتونید بهم ایمیل بزنید-موفق باشید Moghadasi.tkd@gmail.com