تبلیغات
برنامه ریزی و کنترل پروژه - چطور میشه هزینه های واقعی پروژه رو از حسابداری گرفت؟؟؟
 
برنامه ریزی و کنترل پروژه
درباره وبلاگ



مدیر وبلاگ : عباس مقدسی
نویسندگان

یکی از سئوال های که خیلی پرسیده میشه اینه که من بعنوان کارشناس کنترل پروژه چطور باید هزینه های واقعی انجام شده پروژه (AC) را از واحد حسابداری سازمان بگیرم؟ آخه مهندس مشکل اینجاست که معمولا سیستم حسابداری ما چندین ماه عقبه، اونا اصلا نمیفهمن ساختار شکست پروژه چی هست و ...، نهایتا آخر سر هم چند تا فحش نثار بچه های حسابداری میکنن که اینا اصلا سرشون نمیشه چی به چیه، برای مدیر عامل هم که توضیح دادم تازه متوجه شدم که اون از همه اسکل تره!!!

بگذریم، بنظرتون تو این شرایط و یا شرایط مشابه دیگه باید چیکار کرد؟ آیا باید بی خیال گزارش هزینه شد؟ یا اینکه نه اتفاقا باید خیلی هم باخیال بود؟

خود من معمولا تو چند شرکتی که تا حالا وارد شدم داستان همین بوده و هست ولی نهایتا ظرف یه مدت کوتاه تونستم مشکل رو حل کنم، خب حالا چطور مشکل رو حل کردم، اینطوری:

روز اول یه گزارش یک الی دو صفحه ای از یه پروژه تهیه میکنم و برای مدیر عامل میفرستم و تو اون گزارش بصورت کاملا صریح و شفاف می نویسم که در حال حاضر هیچکس نمیدونه وضعیت پروژه چطوره، احتمالا در پایان پروژه شاید ضرر خیلی سنگینی بدیم و شاید هم نه، براش مینویسم که عقل سلیم حکم میکنه در چنین شرایطی تشکیل جلسه فوری بدیم. (معمولا تو این مرحله مدیر عامل یجوری بهتون اطلاع میده که جهت مذاکره برین پیشش و براش توضیح بدید که این دورغ های که میگین راسته یا نه)، تو این مرحله شما نباید از مدیر عامل انتظار داشته باشید و بخواید که یهوی براتون کن فیکون کنه و همه هزینه ها رو دقیقا براساس نقاط کنترلی و ساختار شکست پروژه و منطبق بر هزینه واقعی ارزش ایجاد شده (نه کل هزینه های ثبت شده) در پروژه مطابق آخرین مباحث مدیریت هزینه در استاندراد PMBOK6 در اختیارتون بذاره، شاید هم دیوانه باشید و از مدیر عامل بخواید که WBS برنامه زمان بندی رو تو همون لحظه وصل کنه به سیستم حسابداری شرکت (اونم مثلا تو یه شرکت رتبه 3و 2).

خب آخه این واقعا چه منطقیه که خیلی از همکارا دارن؟ آخه دوستان عزیز این چه قیافه حق بجانبی هست که برا خودتون قائل میشید؟ واقعا اگه اونا این چیزا رو میدونستن دیگه به وجود ماها نیاز داشتن؟

تو این مرحله بسته به بزرگی شرکت شما باید با مدیر ارشد شرکت صحبت کنید و ازشون بپرسید که آیا اصلا صلاح میدونن که کنترل هزینه و درآمد پروژه های شرکت دست شما باشه یا نه؟ آیا اصلا گزارشات دوره ای منظم کوتاه مدتی در این خصوص دارن یا نه؟ مثلا ازش بپرسید که اگه همه اطلاعات مالی بروز وجود داشته باشه به چه گزارش های برای تصمیم گیری درست نیاز داره؟ و سئوالات دیگه ای از این دست، تو همین مرحله شما باید یسری گزارش از اون چیزی که مد نظرتون هست و قراره خروجی نهایتون باشه بصورت سوری هم که شده همراهتون داشته باشید و برای مدیرتون ارائه کنید تا دیدش نسبت به هدف نهایی باز بشه تا راحت تر بتونه اطلاعاتی رو که میخواید در اختیارتون بذاره، خب اگر اینجوری برید جلو میشه امیدوار بود که در آینده نچندان دور به اهدافتون می رسید، حالا فرض کنید که تونستید توجه مدیر عامل رو نسبت به قضیه جلب کنید، حالا باید ازش بخواید با توجه به اینکه گزارشات هزینه های پروژه تون بروز نیست حداقل جهت بررسی و برای شروع اطلاعات مثلا 4 ماه پیش رو در اختیارتون بذاره (هیچ اشکالی نداره برای شروع خیلی هم خوبه)، بعد از اینکه هزینه های پروژه رو تونستید بگیرید (تو این مرحله نباید انتظار داشته باشید که هزینه ها به تفکیک در اختیارتون قرار بگیره احتمالا فقط یه عدد بهتون اعلام کنن برای کل پروژه)، باید تشکیل جلسه بدید و گزارشتون رو همونطوری که تو این لینک قبلا گفتم ارائه بدید و حتما از قسمت حسابداری هم کسانی تو جلسه حضور داشته باشن، تو جلسه باید بیان خوبی داشته باشید و بتونید با زیرکی خواسته ها و نیازهاتون رو بگید، مثلا بگید که ای کاش هزینه ها رو به تفکیک ابنیه، تاسیسات مکانیکی و برقی داشتیم تا با آیتم های صورت وضعیت 4 ماه پیش مقایسه میکردیم ببینیم داریم سود می کنیم یا ضرر، ولی در حال حاضر چون نداریم مجبوریم در سطح پروژه وضعیت رو بررسی کنیم و البته با داده های که احتمال درست بودنشون در حال حاضر بالای 75% هست، ای کاش می تونستیم 4 ماه عقب ماندگی هزینه ها رو با جذب یکنفر یا حل بعضی از مشکلات حسابداری به سه ماه می رسوندیم، اینجا باید رو کنید به مدیر حسابداری و بهش بگی راستی شما چه پیشنهادی دارید تا این مشکل حداقل یک ماه برطرف بشه چون بهرحال شما تو این زمینه از همه ما استادتر هستی ما واقعا به این اطلاعات نیاز داریم. ای کاش تیم مدیریت پروژه ما می تونست که هزینه های باقیمانده کار رو تخمین بزنه بهرحال اگه همه هزینه ها رو تا الان هم داشته باشیم باید آینده رو باهاش بررسی کرد، ای کاش میشد ما هم مثل فلان شرکت رقیب مون می تونستیم فلان آنالیز ها رو انجام بدیم (ازتون خواهش میکنم که سعی کنید اسمی از شرکت های ژاپنی و آمریکایی نگید تو این مرحله، سعی کنید شرکتی رو نام ببرید که اولا ازش خبر داشته باشید و بعدشم هم طراز شرکت خودتون باشه نه یه سر و گردن از خودتون بالاتر باشه). مطمئن باشید تو اون جلسه این ای کاش ها و این درخواست ها جواب میده و هر کسی یه پیشنهادی میده تا اون مشکل حل بشه، تو این مرحله باید پیشنهادهای رو که مورد توافق همه هست رو سریع صورتجلسه کنید و براش یه تاریخ و مسئول مشخص کنید و البته تاریخ جلسه بعد رو هم مشخص کنید تا با اطلاعات دقیق تر و مفصل تر برگزار بشه، بعد از اینکه چند جلسه برگزار شد سطح توقعات مدیران هم یواش یواش میاد بالا و اطلاعات دقیق تر ازتون میخوان و اینجاست که شما هم باید ای کاش ای کاش گفتن هاتون رو ببرید بالاتر، مثلا بگیم ای کاش میشد از فلانی دعوت کنیم یه جلسه آموزشی برامون بذاره (مثلا مقدسی)، ای کاش میشد از فلان شرکت بازدید کنیم ببینیم اونا چیکار میکنن، ای کاش میشد فلان نرم افزار رو بخریم یا بنویسیم، ای کاش میشد بودجه بندی هم داشته باشیم. پس از یه مدت می بینید که دارید به خواسته هاتون می رسید و هر آنچه رو که لازم دارید در اختیارتون میذارن و بهتون اعتماد میکنن، قبلا هم گفتم هیچ جای دنیا تو هیچ زمینه ای یادگیری و پیشرفت انقلابی وجود نداره هر آنچه که هست باید تدریجی اتفاق بیفته نه انقلابی.

و اما چند نکته مهم:

1-     شما نباید تو جلسات بخواید اثبات کنید که دانشتون از همه بیشتر هست و بقیه هیچی نمیدونن و یه شکاف بین خودتون و بقیه ایجاد کنید چون دقیقا اونا هم در مورد شما همین فکر رو میکنن.

2-     سعی کنید از خرد جمعی استفاده کنید و برای پیشنهادهای بقیه احترام قائل باشید و سعی کنید کسی که پیشنهاد رو داده را بعنوان مسئول اجرای همون کار بذارید نه کس دیگه ای رو.

3-     پس از اتمام جلسات حضوری با تک تک اعضا ملاقات کنید و نظرشون رو بپرسید و جلسات رو مدام بهبود بدید.

4-      مرتبا تو دوره های آموزشی شرکت کنید و مطالعه کنید تا مثلا بلاخره بعد از ده سال بفهمید که بهترین فاکتور برای پروژه استفاده از فاکتور ریالی هست، و فاکتورهای فیزیکی، زمانی و ... بدرد بخور نیستن.





نوع مطلب :
برچسب ها : جمع آوری داده های واقعی، هزینه های واقعی، AC،
لینک های مرتبط :
 
لبخندناراحتچشمک
نیشخندبغلسوال
قلبخجالتزبان
ماچتعجبعصبانی
عینکشیطانگریه
خندهقهقههخداحافظ
سبزقهرهورا
دستگلتفکر
نظرات پس از تایید نشان داده خواهند شد.


آمار وبلاگ
  • کل بازدید :
  • بازدید امروز :
  • بازدید دیروز :
  • بازدید این ماه :
  • بازدید ماه قبل :
  • تعداد نویسندگان :
  • تعداد کل پست ها :
  • آخرین بازدید :
  • آخرین بروز رسانی :
اگر سئوالی براتون پیش اومد و یا نیاز به همفکری داشتید خوشحال میشم بتونم کمکتون کنم، برای این کار میتونید بهم ایمیل بزنید-موفق باشید Moghadasi.tkd@gmail.com